特に、中小企業では、取引先からの要請や同業他社との差別化、生き残りのためにプライバシーマーク取得や個人情報保護への対応が大きな課題となっています。

ただ、中小企業と一口に言っても、事業規模や業種、体制によって、求められることが違います。100人の規模の企業も、20人の企業も一般的には中小企業ですが、プライバシーマーク取得にかけるコストや、個人情報保護へ取り組む体制の面で、大きな違いが出てきて当然です。 

プライバシーマークの取得で次のようなお悩みをお持ちの企業の経営者の方、担当者の方、ぜひご相談ください。

 

・専任の担当者を置くことが難しい...
→	大丈夫です。担当者は普段の業務と兼任しながら、Pマーク取得のプロジェクトに取り組めます。

 

・個人情報保護ってお金がかかりすぎるんじゃ...
→	大丈夫です。お金をかけなくても、個人情報保護のセキュリティ対策は可能です。無理なセキュリティ対策の設備投資をする必要はありません。

 

・コンサルの指導だけでは、社内での文書作成等の作業が大変そう...
→	大丈夫です。あれをやりなさい、これをやりなさい、という「先生」式の指導はしません。担当者と協力して、個人情報保護の仕組みづくりに一緒に取り組みます。

 

・コンサル料って高いんじゃ...
→	大丈夫です。小規模企業の方にも予算を取っていただける価格で、サービス提供いたします。ご相談ください。

 

・できるだけ自社だけで取得したいんだけど...
→	監査だけ、教育だけでも対応します。でも、自社だけでで取り組む時のポイントがあります。事前に相談していただければ、効率的に取得できるようアドバイスいたします。

 

お客様とプライバシーマーク取得のための社内プロジェクトを立ち上げ、プロジェクトメンバー（専任のメンバーを選ぶ必要はありません）と一緒に　プライバシーマーク取得を進めていきます。

コンサルティングの形式

コンサルティングは訪問指導と、メール電話での指導を組み合わせて進めていきます。

１．訪問指導

御社事務所を訪問し、プロジェクトメンバーに対し、ヒアリング、確認、解説、アドバイス、PMS文書の共同作成等を実施しいたします。当事務所の経験豊富なコンサルタントの丁寧な指導により、安心してプロジェクトを進めていただくことができます。訪問回数を限定しておりますので、1回の打ち合わせ、指導の内容は濃いですが、その分、確実にプロジェクトを前に進めていくことができます。

２．メール・電話指導

簡単な質問や確認事項については、随時、メール又は電話で対応いたします。訪問指導時に気が付かなかった疑問や、作業中に発生した問題があっても、速やかに対応が可能です。

ご質問頂いた事項については原則、翌営業日までに回答させていただいておりますので、プロジェクトが遅れてしまうこともありません。また、作成途中や作成済みの文書の確認や添削や、参考になるような追加資料の送付等もメールにて実施いたします。

コンサルティング期間中は、何度ご質問いただいても、追加費用等が発生することはありませんので、ご安心下さい。

 期間と訪問回数

本サービスはコンサルティング期間とアフターフォロー期間に分かれます。

１．コンサルティング期間

プロジェクト開始～プライバシーマーク申請までの期間です。プロジェクトの立上げから、個人情報保護マネジメントシステム（PMS）の構築、運用、監査、見直し、申請書の作成までをトータルでサポートします。

訪問回数：1２回　期間：約6ヶ月

（標準的な期間です。事業規模・プロジェクトの体制によって変わることがあります。）

訪問回数は、1２回です。訪問回数が増えると、追加料金がかかるのでは、と心配される方もいらっしゃると思います。しかし、しかし、これまで9割以上の企業様が、1２回以内のご訪問による指導にて、プライバシーマークの申請し、審査に対応されています。

２．アフターフォロー期間

プライバシーマーク申請～プライバシーマーク取得までの期間です。 申請後の審査前の対応や、審査後の指摘事項への対応についても、きちんとフォローアップいたします。

訪問回数：3回　期間約6ヶ月

（標準的な期間です。事業規模・プロジェクトの体制によって変わることがあります。）

・自社だけで取得に取り組まれた企業様のPマーク申請前の最終チェックに、

・Pマーク取得後の運用状況の確認に、

・効率的な監査実施に、

ぜひご活用ください。

監査支援サービスの内容

 監査準備

事前に個人情報保護監査を実施するにあたって、日程や利用するチェックリスト、被監査部門等について打ち合わせいたします。

PMS文書の内容チェック

監査を実施する前に、個人情報保護マネジメントシステム（PMS）文書の内容を確認させていただきます。

PMS文書のJIS Q15001との適合性確認も実施いたします。

 監査の実施

御社の被監査部門を訪問し、事前に作成したチェックリストを使用しながら監査を実施いたします。

監査の日程等は、訪問する事業所数によって変わります。

監査報告書の作成

監査結果をもとに、改善すべき事項をまとめた監査報告書を作成いたします。御社指定のフォーマットがあれば、それを利用します。

監査報告と改善策の提案

監査報告書による監査報告を実施いたします。この時、監査で発見された不適合事項や改善が望ましい事項について解説するとともに、どうやって改善するべきなのかという改善策もご提案いたします。

監査代行のメリット

私たちのような外部の人間が、社内監査を実施すると、効率的に監査を実施できることはもちろん、次のようなメリットがあります。

監査を厳密に実施できる。

社内監査を、社員が実施する場合、社員同士の人間関係や部署間でのパワーバランス等に影響されてしまい、厳密に監査が実行されないことがあります。また、監査する社員が監査項目を十分に理解できないまま監査を実施し、監査を受ける側の社員から逆に質問されて答えられず、結果として十分に監査が機能しないということもよくあります。

外部の監査人を活用することで、こういったことを防止することができます。 これまでの社内監査は緊張感に欠けていたのが、外部監査にして社内がピリッと引き締まったよ。というお声をいただくことも少なくありません。

個人情報保護マネジメントシステムの問題点を把握できる

多くの企業様の監査を実施していると、企業様ごとの様々な問題点に気づかされます。会社の内側から見ていると、問題なく動いている仕組みも、外から見ると大きな問題が見えてしまうことも多いのです。

私たちのような外部の人間が監査をすることで、個人情報保護の仕組みが本当に機能しているのか？機能していないのは何が原因なのか？を把握することができます。また、この問題点にどう対応したら良いのか？といった点についても改善提案書でご提示いたします。

監査で教育の効果

個人情報保護マネジメントシステム（PMS）を作ったばかりの時期は、監査する側も関さされる側も個人情報保護の社内ルールについてなかなか理解するのは難しいのが普通です。

私たちの実施する監査では、単に「ここが出来ていない」「ここが理解されていない」といったマイナス部分を見つけ出すことには重点を置いていません。なぜ個人情報保護のルールが作られたのかどうしてこのルールを守らないといけないのか、守らないとどんなリスクがあるのか、といった点を監査を受ける社員の皆様に理解していただくことも、重要な役目だと考えています。

柔軟な対応も可能です。

監査をするにあたっては、御社の作成したチェックリストを利用しても、こちらで作成したチェックリストを利用しても、どちらでも構いません。またここは特に厳密にして見て欲しいとか、ここは教育的指導を中心に行って欲しいといったご要望にも対応いたします。

※御社の個別でお見積もりいたしますが、上記価格より大幅に高くなることはありません。また、支援内容を見直すことによりお安くご提供することも可能です。

監査支援

※1日で終了する監査の場合の目安です。

教育支援

プライバシーマークの取得に取り組む前に、コンサルに頼らず、本や知り合いの会社からもらった資料を見ながら自社だけで取得できるのでないか？と考えられる方も多いのではないでしょうか？

実際に、自社だけで取得される企業様もいらっしゃいます。私自身も以前在籍した会社では自社取得の担当者として取り組みを行った経験もあります。（これは、制度が出来たばかりで、コンサルがいなかったという理由もあるのですが・・・）

ただ、自社だけで取得するのは時間と手間がかかります。よくあるのが、

 どこまでやれば良いかわからない。

プライバシーマークの取得には、自社に必要な個人情報保護の仕組み作りと運用、セキュリティ対策といったことが求められます。そしてこれらがJISQ15001に基づく審査基準をクリアしていることがを条件です。しかし、この基準というのが、はっきり決まっているわけではないため、どこまでやれば良いか、わからくなりやすいのです。こうなってしまうと、担当者が不安になり必要の無いところに力を注ぎすぎたり、反対に必要なことをしないままプロジェクトを前に進めてしまい、あとで大変なことになるというケースも考えられます。

必要の無いことをやってしまう。

プライバシーマークの取得は会社全体のプロジェクトとして取り組むのが原則です。しかし、最初は社員全員でやろう、と掛け声をかけても、途中から、通常業務が忙しいから等の理由から、１人抜け、2人抜けと、結局頑張っているのは、担当者１人だけ、ということにもなりがちです。そうなると、プロジェクトはなかなか進みませんし、周りの社員は担当者が何をやっているのかわからなくなります。すると、担当者は周りへの報告（私はこんなに頑張ってるんですよ！というアピール）に力を注いでしまい、プライバシーマークの取得プロジェクトが更に遅延してしまう、という悪循環に陥りやすいのです。

自社取得にはメリットもある

もちろん、コンサルを使わず自社だけで取り組む事にはメリットもあります。

自主的な社内風土育成

自社だけで取り組みで、取得までこぎ着けることが出来れば、自社独自の個人情報保護の仕組みを作り上げたという経験を得ることになり、会社にとって大きな財産となるでしょう。他の事業やプロジェクトを進める時にもこの経験が大きな地震となるでしょうし、自主的に物事に取り組む社内風土を作り上げていくことも可能です。

人材育成効果

プライバシーマークの取得には、社内だけでなく、社外の取引先等への協力も必要です。プロジェクトのリーダーは、これらの関係者との調整をした上で、様々な作業を進めていくことになります。大きな負荷と、責任が圧し掛かりますが、それを乗り越えることができた時、プロジェクトリーダーは社内で代えのきかない人材となっていることでしょう。

これらの効果を考えるのであれば、時間と手間をかけて自社だけで取得するのも、一つの投資です。プロジェクトを立ち上げる前に、なぜ自社だけで取り組むのか？その目的を明確にしておくことは、長い取得までの道のりを考えると重要なことだといえます。

これまで、システム開発会社、人材派遣会社、印刷会社、商社、自動車関連メーカー、新聞販売店、旅行会社、といった様々な業種でプライバシーマーク取得のお手伝いをさせていただいております。これらの会社には、何百人、何千人規模の企業様もありましたが、多くは、数名から数十名規模の比較的小規模の企業様です。

以前から、このくらいの規模の企業様、特に30名以下くらいの規模の企業様がプライバシーマークを取得するには、共通する課題があることを感じていました。人材と予算です。

人材については、小規模企業様に優秀な方が少ないというわけでは、けっしてありません。優秀な方はいらっしゃるのですが、その方はたいてい通常業務を人の何倍もこなされており、時間が取れなかったり、プライバシーマーク取得に取り組む余裕が無かったりするのです。そんな小規模企業様に向けた、なるべく現場に負荷をかけないツールと仕組みを作り、提供しています。

 予算面でも、同様です。プライバシーマークの取得にかかる費用は、申請審査費用、セキュリティ対策費用、コンサル費用等があります。予算を抑えてプライバシーマーク取得をしていただくために、企業にあった必要最低限のセキュリティ対策を薦めるだけでなく、もちろんコンサル費用も抑えたサービスを提供することにしました。

 5名～30名規模の企業の経営者の皆さん、担当者の皆さん、プライバシーマーク取得を目指されるのであれば、ぜひ一度ご相談ください。

事務所概要

• 名称：泉谷総合事務所
• 代表：泉谷笑子
• 所在地：大阪市中央区谷町1－7－4　ＭＦ天満橋ビル２Ｆ
• TEL：０６－６９１０－２２８８
• FAX：０６－６９１０－２２８９
• Email：office@office-izutani.com
• URL：http://office-izutani.com

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